Il est établi une convention qui a pour objet de définir l'ensemble des règles, droits, devoirs et conditions relatives à l'organisation du jardin des créateurs 2014. Cette Convention est signée par une personne réputée pour avoir la qualité pour engager la structure ou la société. La participation des exposants impliquent leur engagement sans conditions à respecter l'ensemble des termes de la présente convention et des dispositions nouvelles qui peuvent être imposées par les circonstances, réservant le droit à l'organisation de lui signifier, même verbalement, aux exposants et ce dans l'intérêt de la manifestation.Toute infraction à la présente convention peut entraîner l'application de différentes pénalités voir la description de l'explosion contrevenant et ceux à la seule volonté de l'organisateur.

ARTICLE 1 – Prestations fournies par VILLA MANDARINE et l'organisation

Un emplacement fixe couvert dans un terrain fermé après les heures d'ouvertures.

Délimités par 4 poteaux en bois façon pergola, couvert par une bâche écru imperméable et anti UV de qualité professionnelle.

3m linéaire, profondeur variable entre 1,50m et 2m max

Un local technique

Fluides : les consommations d’électricité et d’eau fournies sont prises en charge par l’organisation

VILLA MANDARINE met en place un dispositif de communication auprès de l'office du tourisme, d'un guide locale, la presse écrite et une radio locale.

Elle communique aussi via la page facebook et le site internet.

Pour chacun des créateurs une page sur le site internet.

Flyers, programme

Elle organise une manifestation et un concours durant la manifestation.

La mise en place d'un système d'hébergement collectif pour faciliter le séjour. Voir page 9

ARTICLE 2 - Éligibilité

Inscriptions et admission des exposants: Pour être éligible au contrat villa mandarine et ainsi avoir accès à notre programme et participer à un ou plusieurs de nos événements, l'exposant devra

Avoir été sélectionné sur la présentation d'un échantillon représentatif de son travail en cours. 'Dossier sélection papier ou en ligne.

Les candidatures sont à adresser à villamandarine.asso@gmail.com
Avoir pré réservé ses dates et reçu confirmation par mail.
Avoir dûment rempli et signé la présente convention.

Nota: D’une année sur l’autre, il est possible aussi qu’un créateur ne soit plus accepté si le caractère original & créatif de sa production est remis en question par l'organisateur.

ARTICLE 3 – Contrat convention

au choix

cas a: Le contrat papier
cas b: Formulaires en ligne

Cas a: Le contrat papier

Le candidat sélectionné reçoit par mail un code accès sur le site, il peut y télécharger le contrat.

Il est imprimé par ses soins, il est dûment rempli, daté et signé est adressé au siège (VILLA MANDARINE) par courrier postal . La signature du contrat correspond à l’acceptation du présent Règlement.

Pour être complet le courrier devra être accompagné:

De la convention (contrat) rempli comme indiqué ci-dessus
des chèques incombants à la participation

Il est inutile de joindre d’autres documents tels que attestation d’assurance ou autre document officiel concernant votre statut, par contre, vous devrez avoir avec vous ces documents lors du marché pour les présenter à d’éventuelles autorités. Nous vous invitons à garder une copie de votre contrat ce qui vous permettra d’avoir la ou les dates retenue(s).

cas b. Le formulaire en ligne

Un code sera adressé par émail à l'exposant, vous permettant d’accéder au contrat en ligne qui devra être rempli sur le site web, lorsque le créateur aura validé les informations qu’il aura lui même renseignées et celles qu’il aura lues et approuvées dont le présent règlement, cela correspondra à un engagement qui équivaudra à une signature. Si le règlement en ligne n'est pas réalisable, les chèques devront être envoyé dans un délai de 3 jours.

ARTICLE 4 - Inscriptions et admission des exposants.

Cas a et b :

Les chèques encaissés valident la confirmation définitive de l'acceptation et de l'inscription pour les dates indiquées sous réserve du respect par l'exposant des modalités du règlement. Leur défaut de provisions entraîne l'annulation de plein droit de son inscription est autorise l'organisation à reprendre la libre disposition de la surface réservée.

Des le 1er jour de la manifestation choisie, l’exposant doit être à jour et s’être acquitté des frais de participation aux dates indiquées sur le contrat, sauf cas particulier sur accord écrit de l'organisation.

Dans l'un ou les 2 cas cités ci-dessus, toutes personnes non à jour de ses règlements de participations se verra refuser le droit d'exposer.

Compte tenu du fait qu'une sélection du candidat créateurs sélectionné ne peut pas transmettre d’informations qui permettent à une tierce personne d’accéder au formulaire/contrat en ligne OU de copie du contrat à une tierce personne. S’il était avéré que le créateur a transmis un contrat à une personne non sélectionnée (cas A) ou des informations de codes permettant à cette personne d’accéder au contrat en ligne (cas B), le créateur perdrait sa qualité de membre adhérent et ne pourrait plus participer à aucun de nos événements.

ARTICLE5. Modalités de règlement.

Les chèques sont à joindre obligatoirement à la signature de la convention.

Les modalités de règlement sont indiquées sur la page 8 et 9.

Pré inscription du 15 février au 30 mars.

à partir du 1er mai

La totalité du règlement ( voir la possibilité d'émmetre plusieurs chèque page 9)

Cas a: Le contrat papier :

La convention doit être accompagné des règlements par chèques distincts pour chaque événement; ( Le jardin, La boutique, Les stages, logement, la galerie) avec les dates correspondantes notées au dos du ou des chèques et du contrat.

Cas B - Le formulaire en ligne :

Dès que le créateur aura rempli et validé le contrat en ligne, il devra soit procéder au paiement en ligne, soit adresser dans les 2 jours, par voie postale ordinaire ses chèques de participation correspondants aux dates qu’il aura sélectionnées. La date du cachet de la poste sera prise en compte et pourrait servir à départager des créateurs en cas ou nous atteignons la limite de capacité d’accueil sur un marché.

Dans les 2 cas

Les chèques sont à joindre obligatoirement à la signature de la convention. Le manquement de l'exposant remettre ses chèques ou leur défaut de provisions avec son dossier d'inscription entraîne l'annulation de plein droit de son inscription est autorise l'organisation à reprendre la libre disposition de la surface réservée.

dès réception Villa MANDARINE est susceptible de déposer vos chèques de participations aux dates cochées et donc réservées sur le calendrier (voir page 9 .

Si le créateur n’est pas le titulaire du chèque, son nom devra être noté au dos du chèque.

ARTICLE 6 - Clôture des inscriptions

Compte tenu que le nombres d'inscription dépend de la faisabilité de nos ambitions d'acquérir la maison et sa capacité à recevoir donc boutique et logement ) des jauges correspondantes aux lieux investis, la date de réception (cachet de la poste faisant foi) de chaque contrat accompagné du ou des chèques qui valent inscription sera prise en compte et lorsque le nombre d’exposants maximum sera atteint, les inscriptions seront closes. Une liste d’attente pourra alors être mise en place. Pour la datation d’inscription à un événement, si le chèque pour la participation à cet événement est envoyé après l’envoi du contrat, c’est la date du cachet de l’enveloppe contenant ce chèque qui sera prise en compte et non la date de validation OU d’envoi du contrat.

Rappel: Bien que la majorité des exposants soient des créateurs eux-même; dans un souci d'ouverture, de partage et d'accueil, si le marché n'avait pas atteints son objectif de remplissage pour son bon fonctionnement nous acceptons un maximum de 30% d'intermédiaires pour le jardin à condition qu'ils soient en lien direct avec les artistes ou artisans qu'ils représentent. Aussi qu'ils travaillent dans un esprit éthique et suivant des règles équitables.

Dans le cas ou le nombre maximum d’exposants serait atteint, le programme précise si les inscriptions sont closes.

Alors une liste d'attente sera

ARTICLE 7 - Annulation :

L'annulation par l'exposant de son inscription avant le 1er mai, autorise l'organisation à rembourser le montant des sommes versées déduction faite du chèque de réservation pour frais de dossier.

L’annulation par l’exposant de son inscription après le premier mai autorise l’organisation à garder à titre de dédommagement la totalité des sommes versées ainsi que les chèques non encaissés.

En cas d’annulation du fait de l’organisation, aucun défraiement ne sera octroyé à l’exploitant au titre de dédommagement et de perte d’exploitation. Les sommes déjà encaissées seront remboursées. En cas d’annulation pour cas de force majeure, l’organisation mettra à plat les dépenses et remboursera les exposants au prorata des sommes engagées. En aucun cas le remboursement au profit de l’exposant ne pourra intégrer de dédommagement au titre d’une éventuelle perte d’exploitation. En dehors d’un cas de force majeur, s’il était impossible de disposer du site au jour et à l’heure nécessaires à l’organisation de la manifestation pour une raison imputable à l’organisation, celle-ci seraient seulement tenu au remboursement de 1/30ème du montant TTC par jour de retard.

En cas d'intempérie, Si l’organisation juge qu’il y a un risque pour la sécurité du public ou des exposants (conditions météorologiques par exemple), elle pourra ordonner la fermeture du site et son évacuation. Cette fermeture ne donnera droit à aucun dédommagement. Les exposants devront se conformer au plan d’évacuation et de sécurité qui leur sera signifié.

EMPLACEMENTS

ARTICLE 8 – interdiction de cession

Le plan de la manifestation est établi par l’organisation qui répartit les emplacements en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par les exposants. Si pour des raisons impératives, l’organisation se trouve dans l’obligation de modifier partiellement les emplacements ou installations, aucune réclamation ne sera recevable et les exposants s’engagent à se conformer aux décisions prises. Le changement du plan général de la manifestation, résultant de cas de force majeure, même après confirmation, n’autorise pasl’exposant à annuler son contrat ou à revendiquer une indemnité. Si le participant n’a pas occupé son emplacement le jour de l’ouverture de la manifestation, il est considéré comme démissionnaire. Son emplacement sera récupéré par l’organisation sans aucun remboursement. Il est interdit aux exposants de céder ou de sous-louer tout ou partie du stand même à titre gracieux, sans l’avis des organisateurs.

ARTICLE 9 – Partage Espace

Le partage d'une participation et de fait d'un espace est possible seulement pour des personnes qui seraient d'une même structure (association, société ou autres) et qui pourront le prouver. Chaque exposant devra avoir présenté son travail par le biais du formulaire de candidature et avoir été approuvé individuellement par VILLA MANDARINE. Le règlement de la participation devra alors se faire avec un chèque au nom de la structure. Le nombre d’exposants pour une même structure, ne peut cependant pas être supérieur à 2. S'il y a plus de 3 individus (même d'une même structure), souhaite occuper plus de 3m linéaire, elle devra s'acquitter d'une seconde participation. Et Chaque individu, même s'il présentait son travail dans le cadre de l'association qui signe le contrat dès lors qu'il présente un travail individuel. Pour ce seul cas où des individus d'une même structure fusionneraient leur travail dans une même production (œuvre de collaboration) une seule participation sont exigées. Les productions ne sont alors pas différentiables et le règlement de la participation se fera avec un chèque au nom de la structure.

Si des irrégularités étaient constatées, la structure (ou les individus regroupés sans structure) qui n'aurait pas respecté notre règlement ne serait plus autorisée à participer avant un délai d'un an. Elle devra passé ce délai, représenter un dossier de candidature et s'il y avait plusieurs individus que chacun d'entre eux présente sa propre candidature. Par ailleurs le montant des participations à venir serait remboursé mais pas les cotisations.

ARTICLE 10 – Tenue et occupation des espaces et abords

La tenue des stands doit être impeccable. Les emballages, les objets n’ayant aucun lien avec la décoration du stand doivent être à l’abri des regards des visiteurs. Chaque concessionnaire est tenu de respecter les limites du déballage à savoir : le linéaire prévu. Tout dépassement constaté des zones de déballage se verra signifié et après un premier avertissement, verbalisé. Afin de garantir l’esthétique générale de la manifestation, l’utilisation de mobilier et de parasols est interdite sauf pour les points gourmands où elle sera tolérée après avis de l’organisation et à la condition expresse, qu’ils soient dépourvus de tout marquage publicitaire. L’exposant doit se conformer aux jours et horaires indiqués par l’organisation pour les opérations d’emménagement et de déménagement. L’évacuation des stands en marchandises, articles et décoration particulière devra être faite par les soins de l’exposant et dans les délais et horaires impartis. L’exposant doit assurer lui-même la surveillance du matériel et des marchandises sur son stand pour la période de montage et de démontage ainsi que pendant les heures de fonctionnement de la manifestation.

ARTICLE 11 Aménagement des espaces

Tous les emplacements sont délimités par 4 poteaux en bois façon pergola, couvert par une bâche écru imperméable et anti UV de qualitée professionnelle.

3m linéaire, profondeur variable entre 1,50m max 2m

A l'exception des stands fermés en option, ( Aet Les espaces sont livrés vides, l’aménagement intérieur est à la charge de l’exposant. La décoration intérieure doit être attractive.

L’exposant peut cloisonné à sa charge dans le respect esthétique mutuel, il peut protéger le sol par des caillebotis ou plancher sur palette.

Il est interdit de clouer, toute structure doit être facilement démontable.

Toute dégradation entraînera des pénalités.

Stands fermés

L’exposant est tenu de posséder deux cadenas et de remettre un double de clé à l’organisation le jour de son arrivée. L’organisation se réserve le droit de supprimer ou modifier tout aménagement qui nuirait à l’esthétisme général de la manifestation ou gênerait les exposants voisins ou les visiteurs. L’exposant s’engage à respecter les normes de sécurité des éléments de décoration et d’aménagement suivantes.

Nous vous invitons à prévoir le matériel nécessaire pour le montage de votre stand, pour la présentation puis l’emballage de vos pièces et à considérer tous les facteurs tels que : les aléas climatiques, la sécurisation des éléments présentés, votre confort, la sécurité des personnes, le retour de monnaie, l’utilisation de matériel aux normes. Pour votre stand, la présentation privilégiée et conseillée est linéaire, type table, l'espace linéaire est de 3 mètres sur une profondeur de 1m50 à 2m suivant la configuration des lieux. Si votre stand est plus grand, veuillez en référer aux organisateurs. La profondeur permet à l'exposant de s'asseoir derrière sa table de présentation et de ranger son réassort (qui sera impérativement couvert à des fins esthétiques) et ses effets personnels (qui seront mis hors de portée).

stands fermés

Tous les emplacements sont délimités par 4 poteaux en bois façon pergola, couverts par une bâche écru imperméable et anti UV de qualité professionnelle.2 cloisons latérales et un système de fermeture en façade.

3m linéaire, profondeur variable 1,50m max 2m

ARTICLE 12 - Nettoyage et propreté du site

Un nettoyage régulier (quotidien) par l'exposant devra débarrasser de son stand et ses abords les déchets de toutes natures. Aucun carton et autres déchets ne seront tolérés. Tous les déchets et les détritus provenant du nettoyage et du balayage devront être enlevés chaque jour, avant et après les heures d'ouverture au public, et transportés par ses soins dans les emplacements prévus derrière le marché municipale. Après un 1er avertissement, toute nouvelle infraction constatée sera verbalisée. Gestion des poubelles : une zones dédié n'est aménagées sur le site

Les déchets sont impérativement conditionnés sous sacs plastique et les emballages carton sont pliés. En phase de montage et de démontage, la gestion des déchets est assurée par l’exposant.

Pour le point chaud : Les huiles usagées seront récupérées par l’exposant qui devra faire son affaire de leur évacuation.

RESPONSABILITES

ARTICLE 13 - Les règles commerciales

Les créations présentées sont exclusivement des pièces originales ou éditées en série limitée, pour tout autre cas en référer préalablement à l'organisation qui sera seule juge de la recevabilité de l’exposant.

L’exposant s’engage à ne présenter que les produits et les services pour lesquels il a été sélectionné et admis à la manifestation. En cas d’introduction d’un nouveau produit, l’exposant doit en informer l’organisateur délégué qui se réserve le droit de l’accepter ou de le refuser. Sauf cas exposé plus bas, L’exposant ne pourra procéder à aucune publicité de marques autres que celles autorisées par le Maître d’œuvre. En cas de non-respect de cette clause, l’organisation se réserve le droit de refuser la candidature de l’exposant .

Vous devrez soumettre une nouvelle candidature si vous choisissez de présenter un nouveau type de travail.

Si le créateur n'était pas le vendeur, s'il souhaitait être représenté par une personne proche ou un employé il serait sous sous sa responsabilité

Si l'exposant est un intermédiaire et travaille avec des créateurs, vous devrez l’avoir précisé lors de votre offre de candidature, vous devrez l’avoir précisé sur le contrat et vous devrez apposer de façon claire sur votre stand la mention le nom de la marque du créateur et la mention intermédiaire, vous devez être également en mesure de présenter le nom ou les noms des personnes ou collectifs d'artistes ou d'artisans que vous « représentez ».

Vous n'êtes pas autorisés à vendre de la boisson ou de la nourriture sauf accord préalable avec l’organisation.

ARTICLE 14 – 1 Les règles administratives

L’exposant doit être en règle avec les administrations juridiques et fiscales et doit pouvoir justifier de son statut officiel (commerçant, artisan, artiste…) il devra avoir avec lui ces documents officielsl lors du marché pour les présenter à d’éventuelles autorités.

Ces papiers ne sont pas à joindre au contrat mais vous devez les avoir avec vous le jour des manifestations auxquelles vous participez

ARTICLE 15 – 2 Assurances compétence

Assurance : Chaque exposant est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile dont il remettra une copie à l’organisateur. dès son arrivé.

Pour les personnes qui auront une structure fermée, ils devront se munir d'un extincteur.

L’organisation est assurée en responsabilité civile organisateur.

Les exposants ayant choisi un chalet fermé demanderont aussi une garantie dommages couvrant le matériel mis à sa disposition. Le matériel mis à votre disposition (chalet), doit être assuré à hauteur de : 3000 € TTC. Tout litige survenant dans l’exécution de la présente convention sera de la compétence du Tribunal de Commerce de Bordeaux. L'exposant s'engage à n'engager aucune poursuite judiciaire contre l'organisateur.

Article 16 – OBLIGATION DE L’EXPOSANT :

L’exposant s’engage à se conformer aux règles d’hygiène, de santé et de sécurité en vigueur ainsi qu’au droit du travail.

ARTICLE 17 - SECURITE

Les exposants doivent respecter les mesures de sécurité imposées par les pompiers, la Préfecture de police, le maire et les organisateurs ou leurs représentants. La fermeture des chalets sera effectuée par vos soins. Certain chalets sont équipés d’un dispositif de fermeture. En cas de non-fermeture ou de fermeture partielle de votre chalet, seul l’exposant pourra être tenu responsable des dégâts ou des vols dans son chalet.

Il n'y à pas de société de gardiennage ,en dehors des heures d’ouverture le site est fermé par des grilles et un portail avec un cadenas à code.

Vous ne devez en aucun cas le divulguer à toute personne étrangère au site.

L'organisation décline toute responsabilité en cas de vol ou vandalisme, feu etc... sur le site...

L’exposant s’engage également (pour les points gourmands) a isoler les points de chauffe des panneaux du chalet par une protection de type M0 (ancien classement au feu NF) ou A2, s1, d0 (Euro classes) et est tenu de posséder un extincteur de type CO2. En phase d'exploitation, l’exposant est tenu d'assurer le bon fonctionnement de ses installations. En cas de panne, l'organisation n'interviendra pas, sauf pour régler des problèmes liés à la distribution générale et à la mise en lumière de l’établissement.

Dans le cadre d’un non-respect des normes, l’organisation se réservent le droit de faire intervenir aux frais de l’exposant un bureau de contrôle. En fonction du résultat de ce contrôle, le concessionnaire pourrait se voir refuser l’ouverture. Les nouvelles normes d'hygiène ordonnent la pose de bacs de décantation. L’exposant est tenu d'installer une grille pour éviter l'écoulement des eaux grasses et des déchets.

1 - Électricité - normes à respecter :

Hormis le stand point chaud,Les stands ne sont pas équipés en électricité.

Cependant le local technique dispose d'un compteur et la mise à disposition d'un frigo.

-Il est formellement interdit de manipuler les installations électriques mises à votre disposition.

-Il est interdit de laisser à terre un câble électrique ou un tuyau dans toute zone accessible au public.

2 - Gaz :

-Couverture anti-feu pour les points gourmands (Friteuses/huiles)

-Un appareil par bouteille (raccords interdits, bouteille accessible) -Stockage des bouteilles limité à deux unités

-Tuyaux souples visitables sur toute la longueur -Changement de bouteille hors présence public

-stockage robinets fermés -Limite du stock/position

Interdiction de stockage

Tout entreposage de matières inflammables et dangereuses dans les surfaces d’accueil, dans les réserves des établissements, dans les dégagements, ainsi qu’aux abords immédiats des circulations est interdit. Il sera interdit de constituer dans les stands et dans les dégagements, des dépôts de caisses, de bois, de paille, de carton, etc.

Votre matériel de présentation ne doit pas représenter de dangers pour les autres exposants ou pour les visiteurs. Si la chute de votre stand ou d’une partie de votre installation provoquait un dégât, un préjudice physique ou matériel, vous en seriez tenu pour responsable

ARTICLE 18 -Fermeture du site.

Si l'organisation Juge qu'il y a un risque pour la sécurité du public ou des exposants, conditions météorologiques par exemple, elle pourra ordonner la fermeture du site et son évacuation. Cette fermeture ne donnera droit à aucun dédommagement. Les exposants devront se conformer au plan d'évacuation et de sécurité qui leur sera signifié.

ARTICLE 19 - Retard ou absence, manquements

L'exposant dans l'impossibilité d'assurer sa présence devra en avertir l'organisateur au moins 24 h à l'avance. L'organisateur pourra proposer la relocation de son espace le temps de son absence, l’exposant n'a droit à aucun dédommagement.

Retard et absence chamboulent totalement l'organisation et le bon fonctionnement de la manifestation.

En cas de retard l'exposant devra en avertir l'organisation par téléphone, tout retard à partir de l'heure d'ouverture entraînera une pénalité pour les exposants ayant choisi un stand fermé donc non remplaçable.

Pour les autres stands tous retards répétés hors cas de force majeur au delà des heures d'ouverture entraînera l'exclusion définitive de l'exposant sans dédommagement.

Tout comportement irrespectueux ou jugé inapproprié par l’organisateur envers une ou plusieurs personnes qui serait avéré, entraînera une impossibilité de renouveler son adhésion et sa participation à nos événements pour le créateur incriminé. Si des irrégularités étaient constatées, la structure et les individus qui n'auraient pas respecté notre règlement ne seraient plus autorisés à participer à nos événements, ceci pouvant avoir soit un caractère définitif soit un délai d’un an devra s’écouler, cela étant à l’appréciation du Bureau. Passé ce délai, un dossier de candidature devra être représenté. Le montant des participations et de l'adhésion resteront acquises.

ARTICLE20 – VISITEURS

La manifestation est ouverte au public. Cependant l’organisation se réserve le droit d’expulser toute personne dont le comportement justifierait, selon elle d’une telle action. Les visiteurs sont tenus de respecter le règlement de sécurité, d’ordre et de propreté, les chiens en laisse.

VOUS ETES

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